Comment organiser un concours ?

Guide :

Comment organiser un concours indoor F3P ? 

 

Organiser un concours indoor F3P demande une bonne anticipation et une répartition claire des tâches entre le club organisateur et le responsable de la gestion de la compétition. Voici un guide détaillé pour vous aider à mettre en place un événement réussi.

 

I. Préparation du concours

→ Réservation et calendrier

  •  Le club doit réserver la salle, idéalement le samedi après-midi pour l’entraînement et le dimanche pour le concours en fonction des contraintes du complexe (mairie, autres clubs, …). Le GT peut vous aider dans le choix de la date.
  • Vérifier qu’un autre concours ne s’organise pas le même week-end que le vôtre, au moins dans votre ligue ! (voir le calendrier des concours)

→ Validation de la date et inscription officielle

  • Une fois la date fixée, contacter les juges pour s’assurer de leur disponibilité et les réserver pour le concours.
  • Trouver un responsable du concours qui gérera l’outil de notation (Notaumatic). La ligue peut vous aider et fournir le matériel.
  • Enregistrer la manifestation sur le site de la FFAM (frais d’inscription à prévoir / enregistrer également le samedi s’il y a un entraînement).

Ajouter l’événement sur francef3p.fr avec toutes les informations utiles : tarif d’inscription, repas, hébergements conseillés, horaires, noms des juges, informations utiles, etc. (un membre du GT peut vous aider à inscrire le concours si besoin)

→ Gestion des participants (par le club ou le responsable du concours)

  • Surveiller les inscriptions et définir un nombre maximum de pilotes inscrits par catégories et pour le concours (pour ne pas finir trop tard).
  • Préparer le planning détaillé du dimanche (horaire de début, 3 tours de vol par catégorie, pause, repas, préparation des diplômes, remise des prix …).
  • Configurer le système de notation Notaumatic et enregistrer les pilotes (l’idéal est de faire un test de fonctionnement/vérification avant l’utilisation officielle).
  • Envoyer un rappel par mail aux participants avec les dernières informations (où se garer devant le complexe, horaires d’ouverture, envoi du planning, …)
  • Le petit + : Demander aux pilotes de la catégorie AFM Aéromusical d’envoyer leurs musiques une semaine avant le concours afin de faciliter l’organisation et de “ne pas courir derrière eux” le jour J.

→ Spécificités réglementaires

  • Aucune déclaration nécessaire pour un SAPA Indoor (couvert par le règlement de la compétition).

 

II. CLUB : Logistique à prévoir

→ Accueil et restauration

  • Petit déjeuner du dimanche matin (ex : café, brioche/galette, … = faire simple).
  • Apéritif (samedi soir ou avant le repas du dimanche = optionnel).
  • Buvette (payante, pour générer un peu de recettes).

→ Matériel nécessaire

  • Imprimante, cartouche d’encre, papier, câble USB (pour imprimer les feuilles de notes).
  • Sono (pour les vols en musique), avec un PC fourni par le club pour la diffusion.
  • Tables pour les juges.
  • Espace pour les chargeurs.
  • Rallonges électriques/multiprises pour les chargeurs.
  • Espace pour ranger les avions (vestiaires, pièces fermées, locaux, …).
  • Dossards pour les pilotes (possible d’en avoir par la Ligue).
  • Ruban adhésif/rubalise pour matérialiser la zone de décollage et d’atterrissage.
  • Canne à pêche et crochets pour accrocher les câbles des paniers de basket.
  • Podium, c’est toujours plus sympa pour les remises de prix.

→ Récompenses 

  • 5 coupes (1ère place de chaque catégorie).
  • 10 médailles (2ème et 3ème place de chaque catégorie).
  • Sinon, des diplômes en remplacement des coupes / médailles ou en complément.
    • = Possibilité d’adapter en faisant que des médailles, ou que des coupes, ou que des diplômes.

→ Préparation de la salle 

  • Démontage des buts de hand (ex : samedi à 14h).
  • Accrocher les câbles des paniers de baskets dans la structure de la salle.
  • Accès aux commandes pour couper ventilation/chauffage si nécessaire.
  • Calfeutrer au maximum les endroits où passent les courants d’airs 

 

III. Responsable du concours : Matériel à prévoir

  • Système de notation (Raspberry, boîtiers Notaumatic, accus des boîtiers, rouleaux pour les tickets…).
  • Deux PC pour la gestion du concours.
  • Feuilles de notation papier en cas de panne du système informatique.
  • Organisation complète de la gestion de la compétition.

 

IV. Budget prévisionnel

→ Recettes potentielles

  • Frais d’inscription : 15 € par pilote (20 à 25 pilotes attendus).
  • Buvette (modeste, les pilotes étant en vol une bonne partie du temps).
  • Repas (si le club décide d’en proposer).
  • Autres sources : tombola, subventions, sponsoring.

→ Dépenses à prévoir

  • Inscription FFAM : 16€ par jour (2 jours si entraînement).
  • Sacem : 35 € (paiement à la ligue possible).
  • Médailles & coupes (possibilité d’aide de la mairie).
  • Consommables : papier + encre d’imprimante (faible consommation)
  • Petit déjeuner, apéro, buvette (si proposés).
  • Dédommagement des juges.

 

En cas de questions, de doutes, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider ! : contact@francef3p.fr